Styrelseinfo tom april månad

01.05.2022

Styrelsemöte 15 februari 2022

Personal

Fortsatt arbete och intervjuer rörande administratör, säsongspersonal pågår. Även planering kring sommararbetare ska påbörjas.

Övrigt

Emmalund informerar att de bokat in Elisabeth Naess på kompostutbildning. Elisabeth kommer gärna till de andra områdena och föreläser om de vill kostnad. Respektive område få ta egen kontakt.
Kontakt tagen i frågan om och hur föreningen i sig kan anmäla sig att delta i Tusen trädgårdar.

Beslut tagna 15 februari

  • Höja medlemsavgiften 2023 med 100 kr. Tas med till årsmötet.
  • Arrendejusteringen för valla på 1:50Kr/kvadratmeter. Tas med till årsmötet.
  • Hantering och utarrendering av lotter som tillfallit föreningen av olika anledningar är taget. Det kan röra sig om dödsbon, odlingslotter som lämnas tillbaka eller av föreningen återköpta lotter på grund av spekulation eller misskötsel. Rutin och förfarande kommer att kommuniceras ut till er medlemmar.

Styrelsemöte 6 april 2022

Fortsatt arbete och intervjuer rörande administratör, säsongspersonal pågår. Även planering kring sommararbetare ska påbörjas.

Styrelsen håller på att se över och verkställa de beslut som togs på årsmötet samt sammanställa och återkoppla på de frågor som inkom på årsmötet.

  • I utbildningssyfte för styrelsen sker 24 april en genomgång av aktuella stadgar och byggregler. En styrelseutbildning kommer planeras in framöver.
  • Besök på alla områden ska göras så alla styrelsemedlemmar har sett hela föreningen.
  • Beskriva styrelsens informationsflöde.

Olovliga byggnationer

Det byggs på våra områden utan godkänd byggansökan från området eller bygglov från kommunen. Det fortsätts även byggas trots tillsägelse från områdesrepresentanter. Styrelsen kommer skyndsamt arbeta med detta. Det är viktigt att alla ansöker om tillstånd innan byggnation. Får vi inte bukt med detta kan det leda till att kommunen inte förlänger arrendeavtalen för föreningen.

Råttor

I Linköping har det generellt blivet ett större problem med råttor. Styrelsen kommer ha dialog med Anticimex för hela föreningen då alla områden nu har noterat råttor.

Arbetsgrupper

I nedan arbetsgrupper har styrelsen utsett ett par personer som kommer håller ihop arbetet. Vi behöver er medlemmars intresse, delaktighet och kunskap för att driva arbetet vidare.

Anmäl gärna ditt intresse via e-post info@kolonisten.se. Vi behöver veta vad du vill hjälpa till med, samt namn, område, lottnummer och telefon.

  • Framtagande av Vision för föreningen - vad vill vi uppnå? 
  • Översättning av väsentlig information till bland annat lätt svenska
  • Organisationsförslagetsom presenterades på ordinarie årsmöte - hur kan vi på ett bra sätt möta upp och ha dialog under säsong för att ta emot återkoppling, svara på frågor och funderingar.

Personal

  • Ny administratör är anställd och börjar sin anställning 2022-06-07
  • Personal med vaktmästarfunktion är på gång. 
  • Möte med sommararbetarna är inplanerat 9 april

Grundläggande beslut som togs på styrelsemöte 6 april

  • Duschkort: På grund av de ökade elkostnaderna togs beslut att höja duschkorten till 250kr/säsong. Motivering till det är att cirka 65 % av elförbrukningen på respektive områden går till att värma upp varmvatten.
  • Handkassa för respektive område
  • Administration: Vi kommer fortsätta nyttja kontorsyta för administration samt servicefunktionerna (tryck, utskick, bokning av lokal) på Fontänen
  • Inköpskanaler: Vi kommer fortsätta nyttja de inköpskanalerna vi har. De vanligaste är: Dahl (VVS), Swedol, Fontänen, Optimera, Office Depot, Byggbeslag/Lås och nycklar, Wiklunds Trading (maskindelar) och MJM Group AB (maskindelar när vi inte behöver originaldelar, ett billigare alternativ än Wiklunds Trading).
  • Städning av toaletter och duschutrymmen: Traditionell städ och tjänst kommer fortsätta städa hos oss. Månadskostnaden är 18 260 kr exklusive moms vilket fördelas ut på respektive område. Städbolaget ansvarar även att förbrukningsmaterial finns på plats. Säsongsstädning sker från maj till och med september och är 2ggr/vecka för Emmalund, Valla och Ådala och 3ggr/vecka för Ullevi. Sanering av toaletter kostar 500kr/timme, minsta debitering är 1000kr och debiteras respektive område som behöver nyttja detta.


Styrelsemöte 19 april 2022

Fakturor

Alla fakturor är utskickade. Har medlem inte fått fakturan maila till kassor@kolonisten.se. I ämnesraden på mailet anger du "Saknar årets faktura, område, namn och lottnummer".

Områdesmöten

Datum för områdesmötena är beslutade till:

  • Emmalund 15 maj på eftermiddag. Tid ej bestämt än
  • Valla 12 juni klockan 11.30
  • Ådala 19 juni klockan 13
  • Ullevi 11 juni klockan 11

Rundvandring på områdena

Styrelsen kommer göra en rundvandring på områdena för styrelsemedlemmar. Detta kommer ske 19 maj klockan 17, med start på Ullevi.

Personal

Fyra sommarjobbare är nu anställda och kommer börja direkt efter skolavslutningen och arbeta under större delen av sommaren. De kommer arbeta veckovis på ett område i taget.

Beslut tagna 19 april

  • Hur dialog med arrendator ska ske när området upptäcker olovliga byggnationer som är byggnadspliktigt mot kommunen. Rutin är under upparbetande.
  • Styrelsen har antagit offert från Anticimex, som reglerar råttbekämpning på alla områden.

Övrigt

Har inkommit frågor från medlemmar som säljer privat om föreningen har något köpekontrakt att tillgå. För att underlätta har vi letat fram och justerat ett köpekontrakt som inom kort publiceras på hemsidan.